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江南区总工会会计档案管理规定

发布时间:2019-03-27 09:52 来源:江南区总工会 作者:江南区总工会
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第一条为了加强工会会计档案管理,规范会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作,保证会计档案的安全、完整,根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》,结合我会实际,特制定本规定。

第二条会计档案是指工会会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映工会经济业务的重要史料和证据。具体包括:

1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证等;

2、会计账簿类:总账、明细账、日记账、辅助账簿等;

3、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告;

4、其它类:银行存款余额调节表,银行对账单,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册及其他应当保存的会计核算专业资料。

第三条 会计档案的立卷、归档。

工会每年形成的会计档案,由工会会计人员按照归档要求,负责整理立卷归档,装订成册,编制会计档案保管清册,并由专人保管,防止丢失和损坏。

第四条 会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,分为永久、定期二类。定期保管分为三年、五年、十年、十五年、二十五年共五类。具体保管期限详见附件1。

第五条 会计档案的调阅。

会计档案一般不得外借。如有特殊需要,须填写《工会会计档案调阅申请表》(详见附件2),经工会主席批准后,可提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第六条 会计档案的销毁。

会计档案保管期满,需要销毁时,按下列程序(流程图详见附件3)办理:

1、档案管理人员会同工会财务人员提出销毁意见,编写会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2、工会主席在会计档案销毁清册上签署意见。

3、销毁会计档案时,应当由工会经费审查委员会成员和工会财务负责人共同监销。

4、监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应该在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告工会主席。“会计档案销毁清册”要长期保存。

第七条 保管期满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第八条 本制度未涉及的事项,按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。

第九条 本制度由XXX工会负责作出解释。

第十条 本制度自发布之日起执行。

 

附件1:

XXXX工会会计档案保管期限表

 

序号

档案名称

保管期限(年)

备注

会计凭证类

 

 

1

原始凭证

15

 

2

记账凭证

15

 

会计账簿类

 

 

3

总账

15

 

4

明细账

15

 

5

现金日记账、银行存款日记账

15

 

6

固定资产卡片

 

固定资产报废清理后保管5年

7

辅助账簿

15

 

财务报告类

 

 

8

月、季度财务报告

3

包括文字分析

9

年度财务报告

永久

包括文字分析

其它类

 

 

10

会计移交清册

15年

 

11

会计档案保管清册

永久

 

12

会计档案销毁清册

永久

 

13

银行余额调节表

5

 

14

银行对账单

5

 

附件2:

工会会计档案调阅申请表

 

 

调阅人姓名

所在部门

调阅日期

调阅档案编号

 

 

 

 

调阅原因及内容

 

 

 

 

 

 

 

 

所在部门意见

 

 

 

 

工会财务意见

 

 

 

 

 

工会主席意见

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件3:

工会会计档案销毁流程